電子帳簿けんさくくん　マニュアル

「電子帳簿けんさくくん」は国税庁の資料に基づき、電子帳簿保存法の検索要件を満たすことを目的にしたシステム（ウィンドウズアプリ等）です。

ただし、電子帳簿保存法を満たしているという保証等はありませんので、その点はご注意ください。

電子帳簿保存法への対応については「電子帳簿保存法への対応について」をご覧ください。

クイックスタート

細かいことはおいておいて、すぐに電子帳簿けんさくくんを使ってみたい、という人は「クイックスタート」をご覧ください。

電子帳簿けんさくくんとは

• 電子帳簿保存法の検索要件を最低限満たしている（と思われる）電子帳簿の検索システムです。
• 「電子帳簿ソフトウェアやクラウドのシステムを導入するほどではない。コスト的に難しい。」 という会社・個人の人が、電子帳簿法を満たす検索システムを導入しないといけない、という時に使える（であろう）システムです。

※「と思われる」「であろう」と書いているのは、あくまでも保証はできないからですが、国税庁の資料をもとにシステムを作成しているので、検索要件を満たしているはずです。

電子帳簿けんさくくんの特長

• Excelファイル（国税庁例示のファイルスタイルに似たスタイル）が一つあればシステムを構築できます。
• Excelファイルを処理するのはウィンドウズプログラムです。ウィンドウズ10またはウィンドウズ11で動きます。
• Excelファイル内のそれぞれの取引に対応する個別ファイル（PDFなど）があれば、それらのファイルも管理できます。
• 個別ファイルのファイル名を国税庁の「規則的なファイル名」に自動変換できます。

電子帳簿けんさくくんの処理の流れ

電子帳簿けんさくくんでの処理の流れは次の通りです。Excelファイルさえできれば、非常に簡単にできます。

• Excelファイルを準備する。
• 電子帳簿けんさくくんを立ち上げる。
• 電子帳簿けんさくくんでExcelファイルを処理する。
• 検索ページをブラウザで開く。
• 検索する。

Excelファイルを準備する

電子帳簿けんさくくんスタイルのExcelファイル

※Excelファイルを作る際には、「Excelファイル」フォルダの中のファイルを参考にしてください。

電子帳簿けんさくくんは、国税庁が配布しているサンプル帳簿スタイルのExcelファイルを処理することができます。 実際は国税庁スタイルのExcelファイルの連番を通常の数字に変更し、少しデータを加えています（会社名とファイルなど） →電子帳簿けんさくくんスタイルのExcelファイルと呼びます。

※国税庁が配布しているサンプルは、国税庁のページからダウンロードするか、または、Excelファイルフォルダの「国税庁サンプル.xlsx」をご覧ください。

※なお、国税庁が配布しているサンプルの連番を通常の数字に置き換えたファイルを「国税庁サンプル（修正）.xlsx」という名前で保存してあります。

• 新たに帳簿ファイルを作成する場合には、「これから始めてください.xlsx」を別名保存してから作成すると簡単に作れます。 または、「サンプル.xlsx」ファイルのデータを変更して作成することもできます。
• 現在、独自のExcelファイルなどで管理を行っている場合は、電子帳簿けんさくくんスタイルのExcelファイルにデータをコピペする必要があります。

次の表は電子帳簿けんさくくんスタイルのExcelファイルのサンプルです。 下の表の赤いセルが、作成者が入力する必要があるセルです。（7行目以降も・・・）ただし、ファイル列は空白で構いません。

	A	B	C	D	E	F
1	名前→	サンプル株式会社
2
3	連番	日付	金額	取引先	備考	ファイル
4	1	20210131	110000	㈱霞商店	請求書
5	2	20210210	330000	国税工務店㈱	注文書
6	3	20210228	330000	国税工務店㈱	領収書

※「サンプル.xlsx」が実際に処理可能なサンプルファイルです。参考にしてください。

Excelファイルを保管する場所

Excelファイルを保管する場所はどこでも構いません。自分のドキュメントフォルダの中に「Excel帳簿」のような名前のフォルダを作ってその中に保存してもいいでしょう。

Excelファイルだけでなく、PDFのような書類ファイルも管理する場合には、Excelファイルと同じ場所に「doc」というフォルダを作ってください。

「ファイル」について

これから始めてください.xlsxや、サンプル.xlsxファイルには、F列に国税庁のサンプルファイルにはない「ファイル」という項目があります。

これは、第4行から始まるそれぞれのデータに関するファイル（書類のPDFファイルなど）を管理するための列です。そのためには次のように作業します。

1. 下の表のようにF列にファイル名を入力します。
2. それぞれの実際のファイルを前項目で作成した「doc」フォルダへコピーします。 （必ずコピー元のファイルは別途保管するようにしてください）
3. ファイルが複数ある場合には、下の連番3のように半角カンマで区切ってファイル名を書いてください。そして、同様に全ファイルを「doc」フォルダへコピーします
4. ファイルが複数ある場合の、「doc_copy」フォルダへの格納方法については、「その他」の節を参照してください。

これで、Excelファイルと書類ファイル（PDFなど）の準備ができました。

電子帳簿けんさくくんの操作

電子帳簿けんさくくんの画面

画面の説明

①Excelファイル名

電子帳簿けんさくくんで処理をするExcelファイルの名前です。最初に立ち上げたときは空白です。

直接ファイル名（ファイルパス）を入力しても構いませんが、②の「ファイル選択」ボタンやドラッグアンドドロップの機能を利用して設定することもできます。

一度処理をすると、そのファイル名は記憶されて、次回立ち上げ時に表示されるようになります。 同じファイルを処理する場合はファイル名設定を省略することができ、「作成」ボタンを押すだけで処理できるようになります。

②ファイル選択ボタン

Excelファイルを選択して、ファイル名を設定するためのボタンです。電子帳簿けんさくくんの画面に直接ファイルをドラッグアンドドロップしても構いません。

③作成ボタン

このボタンを押すと、Excelファイルを処理して検索ページ用のデータを作成します。

Excelファイルを更新して作成ボタンを押すと、以前の検索ページは保存されずに更新されます。 Excelファイルを更新（データを追加）したら、検索ページを作成してデータが正しく処理されているか確認してください。

④規則的ファイル名に変更するかどうか

国税庁では、電子帳簿ファイルの管理方法の一例として規則的ファイル名を使う方法を紹介しています。 検索システムがある場合にはこのファイル名は必ずしもつける必要がありませんが、 ここをチェックしておくと規則的ファイル名に変換して管理することができます。

⑤マニュアル表示

マニュアル（このファイル）を表示します。

⑥フォルダ表示

書類を保存しているフォルダを表示します。

電子帳簿けんさくくんで処理をする

Excelファイルを指定する

画面①のExcelファイル名を確認します。処理したいExcelファイルのパス（フォルダとファイル名）が表示されている場合には、それでOKです。

①にExcelファイル名が表示されていないか、または別のExcelファイルを処理したい場合には、以下のどちらかの方法でファイルを指定します。

1. ②のファイル選択ボタンを押してExcelファイルを選択する。
2. 電子帳簿けんさくくんのウィンドウにExcelファイルをドラッグアンドドロップする。

検索ページを作成する

Excelファイルの指定が終わったら、次に③のボタンを押して、検索ページを作成します。

作成が終了すると次のようなウィンドウが表示されます。

ここで、「はい」を押すとブラウザが開いて検索ページが表示されます。

※検索ページの作成の際、ファイル（PDFファイルなど）のコピーが行われます。その詳細は「規則的ファイル名への変換」をご覧ください。

電子帳簿けんさくくんを終了する

作成処理が終わりましたら、ウィンドウの右上の×ボタンを押してウィンドウを閉じてください。

※途中で発生するエラーについては後の「エラー」項目をご覧ください。

検索ページ

電子帳簿けんさくくんで作成が終わったあとに、検索ページを開くことができます。

※直接index.htmlを開いても検索ページが表示されます。

以下が検索ページ例です。（検索ボタンを押しても検索できません）

名前（会社名）

ExcelファイルのB1セルの名前（会社名）が検索ページの先頭に表示されます。

検索データ

データ数が表示されています。実際のExcelファイルのデータ数と異なる場合にはデータをよく確認してください。

検索条件

検索条件を選択・入力してから検索ボタンを押すと、検索結果欄に検索結果が表示されます。

すべてを「指定しない」にすると、全データを表示します。

検索結果

検索結果は次のように表示されます。

「連番」「日付」などの項目タイトルの右にある■を押すと、■が▼や▲に変わり、表全体がその項目で降順（▼）、昇順（▲）でソートされます。

■に戻ると、ソートがクリアされて、元の表に戻ります。

ソート対象項目は1列だけです。ふたつ以上の項目を用いてソートすることはできません。

青い「ファイル」はリンクを表します。その「ファイル」を押すとファイルが表示されます。（PDFファイルが表示される、など）

ファイルは「doc_copy」フォルダに格納されており、リンクはこの中のファイルへのリンクです。 doc_copyフォルダ内のファイル名については「規則的ファイル名への変換」をご覧ください。

印刷用ページを表示（別ウィンドウ）

検索結果が表示された後、このボタンを押すと、別ウィンドウ（または別タブ）に印刷用のページが表示されます。

そのページが表示された後、右上の「このページを印刷」ボタンを押すと印刷用の設定画面が表示されますので、印刷設定をしてから印刷してください。

「印刷用ページ」とは

検索ページから「検索条件」「検索条件」、印刷用のボタンなどを除いたページです。 A4縦に印刷するように設定しています。

※デフォルトの印刷設定を変更したい場合にはcssフォルダ内のprint.cssを変更してください（ただし、専門的な知識が必要です）。

印刷用ページには、検索ページの検索結果の中の■▼▲ボタンによるソートの情報は伝わりませんので、ソートしてから印刷する必要がある場合には、印刷用ページ内でソートしてから印刷してください。

その他

規則的ファイル名への変換

電子帳簿けんさくくんで検索ページを作成する際に、ExcelファイルのF列のファイル欄にファイル名を指定し、 「doc」フォルダにその名前のファイルを格納しておくと、そのファイルが「doc_copy」フォルダにコピーされます。

その際に、電子帳簿けんさくくんのウィンドウで「ファイルを規則的ファイル名に変更してコピーする」にチェックしてあると、ファイル名が変更されてコピーされます。 チェックしていないと、そのままのファイル名でコピーされます。

規則的ファイル名とは、国税庁のHPで紹介されている命名法で、「日付＿金額＿取引先」というファイル名にするというものです。

このように「doc_copy」フォルダには規則的ファイル名に変換されたファイルがコピーされるので、電子帳簿けんさくくんを、規則的ファイル名への変換ツールとして利用することもできます。

ファイルが複数ある場合

次の表のF6セルのように、ファイルが複数ある場合の「doc_copy」フォルダへのファイルの格納方法は以下の通りです。

以下の例は、ファイル名を「規則的ファイル名」に変換しない場合の例です。ただし、フォルダ名は「規則的ファイル名」を用いています。

フォルダ名、ファイル名を「規則的ファイル名」に変更したときに名前がかぶってしまう場合には、「規則的ファイル名」の後に「_1」「_2」などの数字を付けて区別します。

以下の例がファイル名に「規則的ファイル名」を使用した例です。もしフォルダ名も同じになる場合には同様に「_1」「_2」が末尾につきます。

エラー

電子帳簿けんさくくんで、検索ページを作成する際に表示されるエラーメッセージは以下の通りです。

電子帳簿保存法への対応について

国税庁の資料について

電子帳簿保存法への対応について、国税庁が発表している資料をもとに簡単に説明します。国税庁の資料に関しては以下のリンクを参考にしてください（別ページが開きます）。

• 電子帳簿等保存制度・特設サイト
• 電子帳簿保存法・電子取引に関するパンフレット

対応のフローチャート

次のフローチャートは、上記の2番目のリストのパンフレットに載っている（「電子帳簿保存法・電子取引に関するパンフレット」より引用）ものです。画像をクリックすると拡大表示されます。

電子帳簿けんさくくんでの対応状況

上記の図中の１～４、 ①、②についての対応状況を説明します。 電子帳簿けんさくくんを使う上での参考にしてください。

なお、電子帳簿けんさくくんの機能、電子帳簿保存法についての対応を保証するものではありませんのでご注意ください。

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